Víte, jak zvládat administrativu, u toho pracovat a být naprosto v klidu? Nebo jste propadli neustálému odepisování na e-maily v době, kdy řešíte projekty? Ve finále máte nervy na pochodu a nestíháte ani odepisovat, ani pracovat? Naučíme vás zorganizovat si čas tak, abyste se mohli soustředit na práci a e-mailová schránka nepraskala ve švech. 
Nestíháte práci ani odepisování na e-maily?
Klasika, na horní liště patnáct záložek, zmenšených v levém rohu a v pravém úkoly. Mezi tím neustálé notifikace s oznámením nového e-mailu… Někdo multifunkční prostředí vyšperkuje ještě firemním chatem a neztlumeným mobilem.
Dokážete se pak soustředit na práci? Možná v jiném světě a mezi roboty, které nic nevytrhne z koncentrace. Ale my bychom se měli opravdu věnovat jen tomu, co potřebujeme odvést.
Zaměřte se jen NA JEDNO
Je to administrativa, nebo práce? Vyberte si jen jedno a na to zaměřte veškerou svoji pozornost. Teď si asi říkáte, jak byste mohli existovat bez odpovídání na e-maily… Mohli. A mnohem efektivněji než s permanentním vyrušováním a odpovídáním na zprávy. Klienti vám neutečou, když jim odpovíte až odpoledne.
Začněte si dělat složky
Třídíte odpad? Super! Tak začněte třídit i zprávy – odepsat, vyřešené, čekám na důležitou zprávu. Můžete je dělit i podle klientů, důležitosti nebo náročnosti. A jak do složek řadit jednotlivé zprávy? Stanovte si den, kdy vypnete práci a budete se věnovat jen e-mailům. Sice vám to ten den doslova sežere, ale vyplatí se to. Nebudete pak zuřivě procházet historii podle data nebo jména.
Práce, nebo zprávy?
Odpovíte na e-mail do dvou minut? Vrhněte se do psaní. Pokud k odpovědi potřebujete kolegy, jejich analýzy a reporty, hoďte zprávu do správného šuplíku, naplánujte si do diáře deadline odpovědi a předešlou práci, v jejíž návaznosti budete schopni odpovědět.
Vyčleňte si na zprávy čas
Vyhovuje vám ráno přijít do práce a projít veškerou komunikaci a za hodinu začít s čistým štítem? Pak si stanovte odpovídací dobu na dopoledne a poté se vrhněte do práce.
Odcházíte odpoledne s klidným srdcem, že jste právě odpověděli na vše, co vám během dne přistálo v poště a doma se na e-mail ani nepodíváte? Udělejte si odpovídací hodinku před koncem pracovní doby.
Některým masochistům vyhovují hodinky dvě a rádi si odfajfkují vyřízení zpráv ráno i odpoledne. Pokud vám to bude vyhovovat, nebojte se toho.
Udělejte si systém podle sebe a dodržujte ho. Mimo stanovenou dobu se pak na e-mail nemusíte dívat.
Bojíte se, že budou klienti nevrlí?
Nebojte se, oni si na to zvyknou. Můžete si udělat i automatickou odpověď, že děkujete za zprávu a jakmile doděláte rozdělanou práci, vrhnete se na to. Klidně všem řekněte, že administrativní hodiny jsou od tolika do tolika a budete mít čisté svědomí.
Efektivita nadevše
Myslíte si, že je to zbytečně komplikované a je to další řád, který musíte dodržovat? Není to nic složitého. Jde jen o zvyk a z pohledu naprosté koncentrace na práci je to velmi efektivní.
Těžko se budete soustředit na úkol, když vám bude všude blikat nepřečtená zpráva.
Zavřete nepotřebná okna, otevřete si práci a kdo by měl přece jen nenechavé ruce a hlavně myš, může si stáhnout pomocníky – hudba pro psaní, ommwriter nebo jiné aplikace, díky kterým neuslyšíte bzučení zpráv a obrazovka ukáže jen jedno okno.
Chce to jen pořádek ve schránce a hned se vám bude fungovat lépe. A kdo by si chtěl udělat pořádek i v osobním životě, tady má možnosti, jak začít.
© Barbora Mikysková
