„Každé ráno mi moje virtuální asistentka naplánuje den. Vím co mě čeká a nemusím na to myslet.“
Známe to všichni – motivační články na téma vyšší produktivity, blogy na téma vytvoření a zachování pozitivního přístupu, rady, tipy, návody…Z každé strany se na nás valí skvělá doporučení a bezkonkurenční řešení pro všechny naše každodenní podnikatelské starosti – seznamy, lístečky, aplikace pro lepší time-management. TO-DO listy. Jednoho dne se nám stane, že všechny tyto možnosti nasajeme. A možná budeme všemi poučkami už tak otrávení, že z prostého pocitu přetížení svých kapacit radši neuděláme vůbec nic…Vlastně – lehneme si do postele a odpoledne zabijeme čtením na téma „jak bojovat s prokrastinací“.
Je to právě ten okamžik, kdy dokonale víme, jak na to, ale chybí nám vnitřní motor, parťák, který by to všechno
absolvoval s námi. Bohužel jedna věc, pro úspěch zcela zásadní, už tak často (a jestli vůbec) zmiňovaná není. Že ten zadek prostě musíme zvednout MY, že sebevětší přehled a teoretická znalost nástrojů pro „lepší život a úspěšnější podnikání“ za nás nic neudělá. Že se s tím musíme poprat sami i když den má jen 24 hodin a my bychom potřebovali minimálně dvojnásobek. Ale co když to jde udělat chytře?
Ve svém životě jsem se takto „zasekla“ už několikrát, přičemž způsoby nápravy byly různé. Jak tomu často bývá – až ten poslední začal opravdu fungovat – a co víc – konečně jsem začala mít radost ze svého podnikání, z práce jako takové. Začaly se dostavovat úspěchy v podobě navazování skutečně kvalitních obchodních vazeb a zůstatek na mém účtu se začal postupně zvyšovat. Volný čas na mé oblíbené kolečkové brusle – to už byla jen třešnička na dortu. A ne. Nejsem motivátor MLM.
Takže o co jde? – DELEGUJTE! DELEGUJTE! DELEGUJTE! – Pořiďte si virtuální asistentku.
Myslíte si, že je to blbost? (Jasně, tímhle stadiem jsem si taky prošla.) Tak tady máte jasné FAQ, které vám snad otevřou oči – a věřte, že volné večery 7 dní v týdnu za to opravdu stojí:
Je komplikované asistentce zadávat úkoly?
– Není – všichni dnes stejně fungujeme více na telefonu a emailu – stačí jí napsat email, SMS nebo zavolat a v průměru do hodiny máte zpracovaný požadavek (samozřejmě záleží na jeho náročnosti). A pokud jste vyznavač osobního kontaktu, můžete si s asistentkou domluvit schůzku přímo na centrále. A víte co? Některé jsou opravdu dost sexy – přesně tak, jak jste si představovali ve svých fantaziích 🙂 Ale proto tam přece nejdete, že jo… Pro dámy – tyhle kočky mají styl. Kromě vyřešení Vaší agendy vám poradí, kde zrovna sehnat TOP šaty na vaši obchodní večeři. Neuvěřitelné? Ne – realita.
Mít asistentku je drahé?
– Říkám, že není. Drahý je váš čas, který investujete nejlépe pouze tehdy, pokud se věnujete tomu, co umíte – podnikání. Věřte mi – vyplňování faktur, zjišťování spokojenosti klientu, zasílání nabídek, odesílání zboží – to vše jsou procesní kroky, které je sice třeba kvalitně odbavit ale rozhodně nejsou od toho, abyste jimi plýtvali svou energii. Za tři, pět, sedm tisíc měsíčně můžete mít všechno vyřešené. A co je pár tisícovek ve srovnání s časem, který získáte na další rozvoj svého byznysu?
Lidi je třeba hlídat a kontrolovat?
– Ano, s tím naprosto souhlasím. Proto si najměte firmu, u které máte záruky kvalitně odvedené práce, firmu, která je schopna v případě pochybení sjednat nápravu. Firmu, která má dostatek lidí na to, aby zajistila jejich zastupitelnost při řešení vašich požadavků. O kvalitě práce se pak nemusíte dohadovat s řadovým zaměstnancem, ale řešíte ji s šéfem celého oddělení. Najmout si tu nejlevnější službu nebo snad jen jednu osobu by Vás pak mohlo stát daleko víc než jsou jen peníze. Také je vše nutné mít dobře zasmluvněno. Pokud kdykoli přestanete službu využívat, firma prostě pozastaví fakturaci směrem k vám. Žádná velká byrokracie. (Přece jsme tady, abychom generovali zisky a ne si hráli na křížovkáře…)
Práce nikdy nebude tak kvalitní, jako když ji udělám já!
– Jsem přesně ten typ člověka, který si musí udělat vše sám a ostatní to tak dobře neudělají.
Ano, člověk si vždycky nejlíp udělá všechno sám. Otázkou ovšem zůstává za jakou cenu – a pokud podnikám, pak tato úvaha je nezbytná. Neboj te se důvěřovat ostatním, že umí splnit Vámi zadaný úkol k Vaší spokojenosti – kvalitu odvedené práce můžete navíc kdykoli kontrolovat a připomínkovat. Tohle je klíčové pochopení jak dosáhnout duševní a časové volnosti při delegování.
Bojím se úniku citlivých dat.
– Kvalitní firmě můžete důvěřovat, kvalitní firma má vše smluvně ošetřeno. Čerpat můžete i ze zkušeností stávajících zákazníků, kteří již službu využívají. A co znamená kvalitní? Možná to, že je na trhu několik let a je schopna doložit reference od konkrétních zákazníků. Možná to, že i nemocniční zařízení nám svěřují důvěrná data, která máme smluvně ošetřena.
A to nejlepší na závěr: Vždy dopředu víte, co Vás čeká – nechte si naplánovat svůj den, ať jste co nejefektivnější!
Tato část služby osobní asistentky patří mezi mé nejoblíbenější. Každý večer nebo každé ráno (podle toho, jestli jste sova nebo skřivan) mi moje asistentka v domluveném čase zavolá. Projdeme spolu veškerou agendu – splněné úkoly, mé nové požadavky, přesměrované hovory, rekapitulace schůzek pro nadcházející den tak, abych eliminovala ztrátový čas. S asistentkou tak řešíme věci jako je doprava na místo schůzky, možnosti parkování, nejlepší trasa pro objezd uzavírek, přípravu materiálů před schůzkami, potvrzení schůzek partnerům. Pryč jsou také dny, kdy jsem za celý den v plném pracovním nasazení zhltla jen bagetu z automatu a několik litrů kafe. Asistentka mi nikdy nezapomene připomenout čas na oběd a nebo zajistí dovážku jídla do místa, kde se zrovna zdržuji. Také si krásně připomenu své cíle a nemám pak v diáři nesmysly.
Bez telefonátu s moji osobní asistentkou už si nedovedu představit den – velmi rychle si zvyknete na stoprocentně vyřešené úkoly v čase, ve kterém je to pro Vás důležité. Vaše asistentka Vás zná a ví, že od ni rádi přijímáte drobné postřehy jako je zajištění parkování, že Vás vždy potěší, když se zeptá, kde budete obědvat. Že se Vás zeptá, zda má zajistit vyzvednutí dětí ze školy, že ví, jak milujete přírodu a že Vám zajistí rezervaci chaty na víkend.
Vlastně ji bude mít ráda celá Vaše rodina. Od té doby co budete mít osobní asistentku budete totiž mít na všechny víc času.
Chcete vědět, jak může být osobní asistentka přínosná právě Vám? Podívejte se na osobniasistentka.cz a třeba si také nechte naplánovat svůj den 🙂
