Čím začínají všechny společenské akce? Správně, pozvánkami! Pojďme si stručně říci, na co si dát pozor a co zkratky na pozvánkách znamenají…
Prostřednictvím pozvánky nás na akci zve určitá osoba (generální ředitel, velvyslanec…) a to celým svým jménem. Nezve nás firma ani nikdo třetí, ale forma je ve třetí osobě psána: „Ředitel Vladimír Bucláček zve pana/paní…“ Pozvánky adresovány na jméno jsou nepřenosné. Pokud je pozvána firma, může být na událost vyslán ředitel, zástupce apod. Ovšem čím výše postavená osoba se zúčastní, tím lépe – abychom hostitele neurazili, že na akci pošleme „jen“ někoho z firmy.
„Abyste v New Yorku sehnali na party padesát lidí, musíte rozeslat sto pozvánek.
V Hollywoodu jich stačí pětadvacet.“
Peter Ustinov
Pozvánce věnujeme pozornost: důkladně si pročteme, oč se jedná, jaký oděv se od nás očekává, zda můžeme mít doprovod (pozvánka platí pro dvě osoby, s doprovodem, +1), zjistíme si čas, místo a odpovíme na ni. Pozvánku si na akci bereme vždy s sebou!
Pokud se události nemůžeme zúčastnit, uvedeme dobrý důvod, který hostitele neurazí. „Nechce se mi. Už mám něco jiného.“ apod. jsou nevhodné omluvy. „Bohužel budu na pracovní cestě v USA. Mám zdravotní potíže.“ apod. jsou ale přijatelné a musí být respektovány.
Naše slovo musí platit! Je potřeba si tedy pamatovat, zda jsme svou účast přislíbili, či nikoliv.
„Pozvání na oběd, je-li jednou přijato, je posvátný závazek.
Umřete-li před jeho podáváním, musí vás zastoupit váš právník.“
Kelly McAllister
Používané zkratky:
R.S.V.P. nebo RLO: odpovězte prosím/ račte laskavě odpovědět – odpovíme, zda se zúčastníme či nikoli
R.S.V.P./Regrets only: odpovězte prosím pouze při omluvě z události – odpovíme pouze, pokud se události nemůžeme zúčastnit
Pokud zveme významné hosty s permanentně nabitým programem a v první pozvánce svou účast potvrdili (první pozvánku zašleme dva měsíce – měsíc před akcí), zašleme jim pozvánku ještě jednu a to se zkratkou p.m. – pro připomínku (dva týdny – týden před akcí). Hosta potěší, jak si na jeho účasti zakládáme.
U klasické pozvánky, kde odesíláme pouze jeden formát, stačí, aby byla doručena tři týdny předem (dva týdny jsou hraniční a týden předem znamená, že jsme náhradníci). Pozor, pokud zasíláme do dalekých krajů! V takovém případě raději volíme dřívější termín, aby měl host dost času přizpůsobit si harmonogram i na přípravu.
Časové údaje a časové zkratky:
Od 20:00 – znamená, že můžeme přijít nejdříve ve 20:00, můžeme ale i později
Od 15. do 20. hodiny – určuje rozmezí, ve kterém můžeme přijít
Ve 20:00 – přesně definuje, že máme ve 20:00 dorazit (10 minutové zpoždění se toleruje, pokud se nejedná o divadelní představení a podobné akce)
s.t. – vybízí, abychom přišli včas
c.t. – čas příchodu je volnější
Shrnutí, co by na pozvánce nemělo chybět a čemu bychom měli věnovat pozornost:
Jméno hostitele, jméno pozvaného, počet zvaných osob (zda platí i pro doprovod) příležitost, o jakou akci se jedná, dress code, místo, čas, potvrzení o účasti popř. jen omluva z účasti a kontakt.
